|
Prodotti complementari al servizio di scansione documenti:
Digicarta
Software di archiviazione
elettronica per le piccole e medie aziende.
Google Desktop
Il software gratuito che può aiutare a risolvere il 45% delle esigenze di ricerca dei documenti
Scansione foto
Create l'archivio digitale delle vostre vecchie foto cartacee
|
Siete stufi di perdere minuti preziosi, se non addirittura ore, ogni volta che dovete andare alla ricerca di una pratica?
Non ne potete più di scartabellare in un archivio cartaceo polveroso?
Vi viene lo sconforto quanto dovete aprire un armadio e consultate invano decine di raccoglitori, prima di trovare il foglio che cercavate?
"Raccoglitore (o faldone) 1: apro, sfoglio, non c'è. Raccoglitore 2: apro, sfoglio, non c'è ... Raccoglitore 11: apro, sfoglio, non c'è. Ma dove l'avrò messo... Forse non ho cercato bene, torniamo al faldone 4, mi sembrava di averlo messo lì". E così via...
Vi suona familiare questa sequenza? Non vi dà fastidio pensare che quel certo documento l'avete visto, ma non ricordate dove e come l'avete archiviato?
Da oggi avete finito di soffrire!
Entro poche ore potrete già iniziare a consultare tutti i vostri documenti cartacei in formato digitale, con un semplice click, stando seduti al vostro PC. Con un incredibile RISPARMIO DI TEMPO, e con la certezza di TROVARE FINALMENTE TUTTO ciò che cercate.
Ma c'è anche di più: potete archiviare l'equivalente di intere pareti di scaffali in un CD o DVD, oppure in un disco magnetico delle dimensioni di una scatolina, poco più grande di un cellulare:
Ecco come.
Case History - Quando un esempio concreto vale più di tante parole
Tema: Riepilogo contabilità al 30 settembre.
Protagonisti: la signora Simonetta, impiegata del nostro Commercialista, e noi stessi, primi utilizzatori del nostro servizio di scansione documenti.
Sequenza:
1. E-mail da Simonetta con richiesta di informazioni per un movimento che compare in un estratto conto bancario, ma del quale mancano i dettagli:
2. In altri tempi ci saremmo dibattuti per diversi minuti, cominciando di malavoglia a ricercare i documenti cartacei dentro armadi, scaffali, faldoni, magari senza riuscire a trovare il bandolo della matassa se non dopo un'ora...
3. Adesso, invece, comodamente seduti al PC, facciamo una ricerca nell’archivio digitalizzato, troviamo in pochi secondi tutti i movimenti, e rispondiamo a Simonetta allegando il file PDF con le pagine scansite delle disposizioni di bonifico originali!
Volete fare una prova gratuita sui vostri documenti?
Nulla di più efficace che vedere applicato questo servizio sui propri documenti. Cliccate qui per vedere come
Contenuti del servizio di scansione documenti
Il nostro servizio di scansione dei documenti cartacei comprende tutte le operazioni legate alla digitalizzazione dei documenti (o, come si dice oggi, alla sua "smaterializzazione") e alla creazione del corrispondente archivio elettronico:
- scansione dei documenti cartacei
- controlli di congruità dei vostri documenti: ad es. un documento di 200 pagine dovrà ovviamente corrispondere ad un file di 200 pagine
- creazione dei corrispondenti file digitali: il “prodotto finito” che restituiamo è una collezione di file, tipicamente in formato PDF, organizzati secondo quando concordato preventivamente col cliente:
struttura delle cartelle e sottocartelle, nomi dei file, ecc.
- l'archivio elettronico può essere consultato in formato PDF, con l'Adobe Reader gratuito
Tipologie di documenti dei quali possiamo fare la scansione
Trattiamo praticamente qualunque tipo di documento:
- fatture fornitori
- fatture attive
- documenti di trasporto
- estratti conto
- documentazione commerciale e amministrativa ai/dai Clienti
- contratti
- normative
- rassegne stampa
- fascicoli
- offerte
- listini prezzi
- modulistica
- bollettini
- fotografie
- atti notarili
- statuti societari
- libri soci
- ecc...
A chi si rivolge il servizio di scansione documenti
Qualunque ufficio accumula carta, indipendentemente dalle dimesioni e dal mercato di appartenenza, e può pertanto beneficiare della scansione dei documenti e dalla consultazione in digitale:
- Aziende private (grandi, medie, piccole) di qualunque settore merceologico
- Aziende pubbliche (idem)
- Pubbliche amministrazioni centrali e locali
- Mercato forense: Procure della Repubblica e Tribunali
- Studi legali
- Commercialisti
- Associazioni di categoria
Come lavoriamo
Il nostro servizio di scansione documenti è totalmente personalizzabile, non necessariamente avrete bisogno di TUTTE le opzioni elencate qui sotto. Starà a voi scegliere. Ecco una sintesi di come si svolge il servizio:
- ritiro dei documenti cartacei (oppure installazione del sistema di digitalizzazione presso il cliente, qualora il servizio sia svolto on-site)
- normalizzazione dei documenti: sfascicolazione, eliminazione dei punti metallici, raddrizzamento delle pagine capovolte, rimozione di eventuali "orecchie" sugli angoli dei fogli, ecc.
- scansione dei fogli con scanner professionali: rilevamento pagine "saltate", salvaguardia degli originali mediante arresto immediato in caso di inceppamento, controlli qualità, il tutto con velocità di scansione che arrivano fino ad oltre 100 pagine al minuto...
- ripinzatura e/o rifascicolazione degli originali
- possibilità di creazione di un indice (sommario), inserito direttamente nel documento digitale, per ciascun raccoglitore o faldone o gruppo logico di documenti
- indicizzazione dei documenti tramite OCR, affinché i documenti siano riconoscibili in modalità "full-text" (ricerca libera di parole nel documento)
- data-entry manuale per inserimento di chiavi di ricerca
- memorizzazione dell'archivio elettronico su supporto magnetico (server o su disco esterno rimovibile) oppure ottico (CD/DVD)
- consegna al Cliente dell'archivio elettronico e della carta (oppure archiviazione fisica del cartaceo)
- mini corso di formazione al personale del cliente che dovrà consultare l'archivio digitale
Ma perché dovrei mai comprare il servizio di scansione dei documenti, anziché un sistema per farmi tutto in casa?
Ciasuna delle due alternative ha pro e contro.
Noi peraltro vendiamo anche soluzioni "chiavi in mano", che permettono a qualunque organizzazione di soddisfare autonomamente le proprie esigenze di archiviazione (a meno che non siano estremamente specialistiche).
Anzi, spesso suggeriamo un percorso articolato proprio in due fasi: smaltire anzitutto il pregresso cartaceo utilizzando i nostri servizi professionali; fatto ciò, sarà poi ancora più semplice iniziare a gestire al proprio interno tutta la documentazione corrente.
I vantaggi del servizio di scansione documenti sono i seguenti:
- Nessun costo in attrezzature professionali di alta produttività che, terminata la fase di smaltimento del pregresso, rimarrebbero poi largamente inutilizzate.
- Nessun costo di personale per la gestione del sistema: training sulle attrezzature, lavoro di scansione vero e proprio, creazione di documentazione d’uso a beneficio degli altri utenti aziendali, etc.
- Si viene ad avere un costo diretto, esattamente quantificato, e basato solo sul numero di pagine da digitalizzare
- Affidare i dettagli ad un fornitore specializzato permette di mantenere la propria focalizzazione su “come” utilizzare DOPO l’archivio digitale, e non su “cosa” occorre fare per digitalizzarlo
- Si evita il rischio di obsolescenza delle tecnologie, e non si ha nessuno dei costi fissi legati alla manutenzione delle stesse (soprattutto se si tratta di attrezzature professionali): guasti hardware, materiali di consumo, canoni di assistenza tecnica ai fornitori dell’hardware.
E perchè dovrei comprare il VOSTRO servizio di scansione, anziché quello di un altro fornitore?
7 cose in cui siamo diversi
- Ci facciamo carico delle vostre esigenze di scansione come se fossero le nostre. Ci risulta facile, visto che anche noi usiamo al nostro interno il servizio con cadenza mensile.
- Non dimentichiamo mai che la scansione dei documenti è un servizio: in quanto tale, contano sì le infrastrutture e le procedure, ma conta ancora di più il fattore umano, il cosiddetto olio di gomito. E' per questo che lavoriamo con personale sensibilizzato alla massima cura degli originali. Il nostro personale non viene pagato "a cottimo", un tanto a pagina scansita, bensì retribuito normalmente. Non avendo interesse alcuno a fare PIU' scansioni, ciascuno dei nostri operatori è pertanto sensibilizzato a farle MEGLIO, per il bene dei vostri originali e delle vostre pagine digitali finali.
- Evitiamo il gergo tecnico. Vi mettiamo in condizione di capire cosa facciamo, come, senza nasconderci dietro "slang" del settore. Nell'arco di pochi giorni, non diventerete degli esperti ma sarete in grado di orientarvi al meglio e di sfruttare tutti i benefici del servizio.
- Semplifichiamo. Mettiamo CHIUNQUE in condizione di usare i nostri archivi digitalizzati. Anche il personale meno avvezzo all'uso del PC troverà talmente semplice la consultazione da chiedersi come mai tutto questo non fosse mai stato fatto prima...
- Lavoriamo anche per le piccole e medie imprese. Non c'è bisogno di essere una banca, o un'assicurazione, o un Comune di oltre 1.000.000 di abitanti, per aver bisogno di creare un archivio digitale mediante la scansione dei documenti. Il nostro servizio di scansione si rivolge quindi anche alle organizzazioni più piccole, che non devono necessariamente scansire milioni di pagine ogni anno, ma che desiderano lavorare meglio risolvendo una volta per tutte il problema dell'archivio cartaceo accumulato negli ultimi anni.
- Siamo trasparenti. Se non siamo in grado di fare una cosa, ve lo diciamo e vi indirizziamo da chi può esservi d'aiuto. Inoltre non abbiamo costi nascosti: le nostre offerte sono chiare, e non avrete nessuna brutta sorpresa amministrativa quando arriverà la fattura.
- GARANZIA: offriamo una garanzia di soddisfazione: se ritenete che il lavoro non sia venuto bene, lo rifacciamo senza alcun costo aggiuntivo, interamente a nostro carico. E se entro i primi 12 mesi scoprite che manca anche una sola pagina, ri-lavoriamo a nostre spese quella pagina e se necessario l'intero lotto di cui faceva parte.
VOGLIO FARE UNA PROVA GRATUITA
Domande e risposte
Quanto costa il servizio di scansione documenti?
Difficile rispondere. Alla fine il tutto viene ricondotto ad un costo per pagina scansita, ma questo numero dipende da una molteplicità di variabili:
- il volume totale di pagine da scansire
- l'urgenza (i tempi di effettuazione) del servizio
- se si debbano spinzare o meno i documenti, e se debbano essere ripinzati;
- le condizioni degli originali cartacei
- se il servizio sia effettuato nei nostri uffici o presso di voi
- se ogni pagina debba essere ricercabile in modalità full-text
- ecc.
Se desiderate una quotazione basata sulle vostre specifiche esigenze, chiamate lo 02-84477371, oppure scrivete a scansioni@adhoc-online.com.
Se desiderate ricevere un listino prezzi indicativo, potete compilare il seguente form e riceverete le informazioni direttamente tramite il nostro sito (e vi promettiamo che non sarete contattati da nessun venditore ;-) )
I vostri dati non saranno trasferiti a chicchessia.
Esiste un volume minimo richiesto?
Teoricamente no. In pratica un servizio di questo genere si giustifica quando
si debbano scansire almeno 3.000 documenti.
In quali città è possibile usufruire di questi servizi?
Milano e Roma.
Quanto tempo ci vuole per la scansione dei miei documenti?
Dipende dal volume, dalla qualità degli originali, dalle varie opzioni richieste per il servizio, dall'urgenza dello stesso, oltreché ovviamente dalle altre commesse in corso. Per dare un ordine di grandezza: se il vostro archivio cartaceo è costituito da alcune centinaia di raccoglitori ad anelli, possiamo effettuarne la digitalizzazione nell'arco di 2-3 settimane.
Offrite anche l'archiviazione fisica del cartaceo?
Sì, ma non direttamente. L'archiviazione fisica del cartaceo è una materia ben diversa dalla scansione. Occorrono spazi, infrastrutture, e metodologie completamente differenti da quello che sappiamo fare noi.
Ma ovviamente ci è già stato chiesto questo servizio, e possiamo pertanto affidarvi a mani assolutamente esperte e affidabili.
Se volete ci facciamo carico noi di tutto, altrimenti se preferite vi mettiamo in contatto con questi nostri partner.
Offrite anche la scansione dei disegni tecnici?
Sì, vedi scansione disegni.
E la scansione di quotidiani? o di carte geografiche? o poster?
Sì, vedi scansione grandi formati.
E' possibile scansire anche tabulati?
Sì. La larghezza massima consentita per gli originali è pari a 21 cm (foglio A4), più la fincatura forata sui due lati.
Il tabulato viene preservato nella sua integrità: le singole pagine dell'originale non vengono divise, né sono rimosse le forature laterali. Nel file elettronico, invece, le pagine risultano correttamente separate.
I tabulati di formato maggiore possono comunque essere scansiti, ma le pagine vengono separate.
Offrite anche la consultazione via web dei documenti digitalizzati?
Sì, è uno dei nostri servizi opzionali ("dataroom").
L'archivio elettronico può essere creato su una vostra macchina, nella vostra azienda, oppure in un'apposita web farm. In nessun caso l'archivio elettronico risiede fisicamente nei nostri locali.
Cliccare qui per richiedere la prova gratuita
del servizio di scansione documenti
Per ulteriori informazioni su benefici che il servizio di scansione documenti può offrirvi, o per un'offerta personalizzata, chiamateci al n. 02-84477371, oppure scrivete a scansioni@adhoc-online.com. |
